LE COURRIER ADMINISTRATIF DANS L’ÉDUCATION NATIONALE
Connaître les normes et les usages
De même qu’à l’oral l’enseignant témoigne en toutes circonstances d’un parler professionnel irréprochable, ses écrits font la preuve de sa parfaite maîtrise de la langue française, de sa connaissance des règles épistolaires de base et de son souci d’une communication claire, méthodique et respectueuse.
Par une lettre ou un courrier électronique adressé à un supérieur, tout enseignant s’inscrit dès lors dans la chaîne hiérarchique.
- Le vocabulaire administratif doit se différencier du style des affaires et de la correspondance privée. Il met en jeu des formulations, des expressions inusitées à l’oral.
- Le ton d’un document administratif doit permettre au lecteur d’en identifier le caractère officiel.
- Le langage administratif doit rester accessible à tous : bien écrire, c’est faire comprendre à son lecteur le maximum de choses en lui prenant le minimum de temps.
- Aucun courrier professionnel n’est adressé à l’adresse personnelle de l’inspecteur, mais à la circonscription : ce.0682027J@ac-strasbourg.fr
- Tout courrier administratif adressé à un service doit suivre la voie hiérarchique et être envoyé d’abord à l’inspecteur de la circonscription : ce.0682027J@ac-strasbourg.fr
QUELQUES PRINCIPES DU STYLE ADMINISTRATIF
- Respect de la voie hiérarchique : on s’adresse à :
Monsieur l’inspecteur d’académie
directeur académique des services de l’éducation nationale du Haut-Rhin
s/c de Monsieur l’inspecteur de l’éducation nationale
de la circonscription de Mulhouse 3
- Responsabilité : l’anonymat ainsi que l’emploi du pronom personnel « nous » sont proscrits. Toute lettre administrative emploie le « je » qui montre l’engagement de la personne.
- Neutralité et objectivité : s’abstenir de véhémence, d’humour ou de lyrisme. S’en tenir aux faits et aux arguments. On ne place pas de points d’exclamation dans un courrier administratif.
- Clarté et concision : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisément » Boileau, de l’Art poétique, 1674. -
Formules de politesse :
La formule d’appel (« Monsieur l’inspecteur », « Monsieur l’inspecteur d’académie», « Madame la rectrice ») ne contient pas d’abréviation. (cf. plus loin quant à l’orthographe souvent erronée des abréviations de langue française).
La formule « j’ai l’honneur de… » est présente dans la plupart des courriers administratifs.
Les formules de politesse dans la conclusion :
En relation avec l’expression d’une demande, il est possible d’écrire, par exemple :
« En vous remerciant par avance de l’attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous prie d’agréer, Monsieur l’inspecteur d’académie, l’expression de ma considération distinguée » (ou « de mon dévoué respect »).
« Je vous prie d’agréer, Monsieur l’inspecteur d’académie, l’expression de ma haute considération. »
Pour l’IEN :
– « Veuillez agréer, Monsieur l’Inspecteur, l’expression de mes respectueuses salutations. »
Ou : « Je vous prie de croire, …, à l’expression de mes sentiments respectueux.»
Ou : « Je vous prie de croire, …, à l’expression de mes sentiments les plus dévoués. »
On n’adresse pas ses salutations « distinguées » encore moins « cordiales » à un supérieur hiérarchique (« cordial » = avec coeur : à réserver à des relations plus familières, supposant une certaine proximité).
Pour d’autres destinataires :
« Je vous prie d’agréer, Monsieur le Maire, l’expression de ma considération distinguée. »
« Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée. »
« Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération.»
À des parents d’élèves : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées. »
Ou : « Je vous prie de recevoir ou d’agréer,… , mes salutations distinguées.»
- J’ai l’honneur de vous faire connaître que…
- J’ai l’honneur de vous rendre compte…
- J’ai l’honneur de vous exposer…
- J’ai l’honneur de vous faire parvenir…
- J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir… ( à un supérieur hiérarchique)
- J’ai l’honneur de vous informer que…
On évite les abréviations (Madame pour Mme). A ce propos, je constate fréquemment (courrier, comptes rendus, …) l’emploi erroné de l’abréviation « Mr. » pour Monsieur. En effet, je rappelle que « Mr » est l’abréviation anglaise de Mister et n’a pas à être employée dans un texte en français.
« M. » est l’abréviation française de Monsieur. L’abréviation correcte de « Mademoiselle » est « Mlle » et non « Melle » ou « Mle », bien que le terme de « mademoiselle » disparaisse de la correspondance administrative. En effet, la circulaire ministérielle n° 5575/SG du 21 février 2012 recommande la suppression des termes « mademoiselle », « nom de jeune fille » ou « nom d’épouse » des courriers et formulaires administratifs.
Précision de mise en forme
Tout courrier doit être daté et signé. Mentionnez les coordonnées de l’expéditeur, son grade et sa fonction ainsi que son établissement d’exercice ou de rattachement. Indiquez les coordonnées du destinataire.
Si l’on s’adresse à une personne particulière dans un service, on précisera :
« A l’attention de… »
Si le courrier est à destination d’une personne par la voie hiérarchique, indiquez le titre de la personne intermédiaire précédé de s/c [ sous couvert de] .
Rappelez les références (s’il s’agit d’une réponse) ou l’objet (s’il s’agit d’une demande ou d’un premier envoi).
LE COURRIER ÉLECTRONIQUE
Toute correspondance adressée à l’inspection (ce.0682027J@ac-strasbourg.fr) l’est en définitive à M. l’inspecteur de la circonscription qui prend connaissance de la totalité de la messagerie.
Ce vecteur, utilisé à l’origine pour des transmissions d’informations brèves, est peu à peu devenu le moyen privilégié, voire unique, de la communication entre les écoles et l’administration de l’éducation nationale.
Hormis des échanges d’informations succinctes (transfert d’enquêtes, etc.), toute demande à caractère administratif prendra la forme conventionnelle d’une lettre (expéditeur, destinataire, objet…) qui sera communiquée en pièce jointe. Chacun de vos courriels, d’après son contenu, fait l’objet d’un archivage rigoureux dans le dossier personnel de l’enseignant ou le dossier de l’école, selon les règles de classement en vigueur dans l’administration.
Sauf communication d’intérêt mineur, tout email est donc adressé à « Monsieur l’inspecteur ».
Toute correspondance qui emprunte la messagerie électronique est expédiée depuis l’adresse email officielle d’une école ou l’adresse académique d’un enseignant ayant toutes deux le préfixe […@ac-strasbourg.fr].
Les adresses personnelles (orange, wanadoo, sfr, yahoo, hotmail, Laposte, etc.) n’ont pas vocation à être utilisées pour la communication administrative.
Quelques conseils pour la rédaction d’un email
Les formes d’un courriel peuvent être moins conventionnelles qu’une lettre traditionnelle, mais tiennent toujours compte de l’importance du destinataire et comportent les marques d’estime minimales.
Formuler l’introduction selon le degré de proximité :
- « Bonjour Solange » (à la conseillère pédagogique) ;
« Monsieur l’Inspecteur »,
Les formules de courtoisie en conclusion sont plus courtes, mais conservent un caractère de déférence :
- « Je vous adresse mes respectueuses salutations »,éventuellement « Respectueuses salutations » (pour l’IEN).
- Sincères (ou cordiales) salutations » (pour un conseiller pédagogique ou la secrétaire).<
- On n’exige pas de réponse de la part d’un supérieur hiérarchique.
À l’expression «Dans l’attente de votre réponse… » on préférera « Vous remerciant de m’indiquer la démarche à suivre ».
Conserver dans le corps du texte une police de caractère unique et standard.
Si on vous demande de renseigner un fichier, vous veillerez à conserver son format initial. Pour tout document, évitez les formats particuliers que nous ne pouvons pas ouvrir (.pub). Les fichiers aux formats [-.doc] (word), [-.odt] (open office), [-.xls] (excel), [-.ods] (tableur d’open office) et [-.pdf] doivent être privilégiés.
Enfin, signez explicitement votre courrier électronique (prénom, nom et école de rattachement).
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